Tout entrepreneur va potentiellement devenir un futur employeur. Et qui dit employeur, dit recrutement et rémunération des futurs salariés. Découvrez les étapes clés pour bien réussir votre première paie !
La paie : quelques rappels
La paie désigne la rémunération versée à une personne physique en contrepartie d’un travail effectué dans le cadre d’un contrat de travail.
La paie nécessite une gestion rigoureuse qui est à son tour soumise à des obligations légales et à une législation sociale en constante évolution (changement de barème, de taux de cotisation, de plafond…). Pour faciliter cette gestion, il est recommandé de faire recours à un logiciel de paie.
Le versement de la paie doit être formalisé par un bulletin de paie, qu’on appelle aussi une fiche de paie, que l’employeur doit remettre au salarié de manière régulière soit :
- par voie électronique;
- par voie postale;
- ou en main propre.
Que dit la loi sur la paie ?
D’après l’article L. 3243-2 du Code du travail, le paiement de tout salaire doit être accompagné d’un bulletin de paie et la non-délivrance de ce document est considérée comme si l’employeur recours au travail au noir. Chose qui peut infliger des pénalités à l’employeur, amendes, dommages et intérêts. C’est pourquoi l’employeur doit conserver le double des bulletins de paie des salariés sous format électronique pendant cinq ans (L. 3243-4 du Code du travail).
Il existe cependant des sanctions à l’encontre de l’employeur qui ne paie pas le salarié ou ne respecte pas les règles de périodicité du paiement. À cet effet une amende est prévue pour contravention de 3ème classe qui peut aller jusqu’à 450€ ou un versement de dommages et intérêts au salarié. Ce dernier a la légitimité de rompre son contrat de travail et se présenter au conseil de prud’hommes concernant l’absence ou retard de son salaire.
L’utilisation d’une solution de paie en ligne est elle aussi soumise à une réglementation à prendre en considération avant de choisir votre outil de gestion de la paie. Aux fins d’un choix judicieux, on vous invite à découvrir notre guide et comparatif sur les logiciels de paie.
Les étapes à respecter pour gérer sa première paie
La première paie a lieu suite à l’embauche de votre premier salarié. Après avoir déclaré l’embauche via la déclaration sociale nominative (DSN) et avant de vous lancer dans la gestion de votre première paie, il faut passer par les étapes de gestion de la paie suivantes :
Étape 1 : Collecter les évènements de la paie
L’employeur doit collecter et saisir les variables de paie, c’est-à-dire tous les évènements de votre salarié qui vont apporter des modifications à son salaire :
- primes;
- avantages;
- absences;
- et heures supplémentaires.
Cette étape vous facilite la réalisation du bulletin de paie et donc le calcul du salaire net à verser à votre premier employé.
Avant d’entamer la deuxième étape, vous devez avoir une bonne maîtrise des notions de base de la paie, dont la différence entre le salaire brut et le salaire net :
- Le salaire brut est l’intégralité des sommes perçues par le salarié au titre de son contrat de travail, avant la déduction des cotisations sociales obligatoires.
- Le salaire net désigne le montant définitif à payer au salarié.
Il faut aussi maîtriser les techniques de paie pour pouvoir effectuer une veille réglementaire très régulière.
Étape 2 : Etablir les bulletins de paie
Un bulletin de paie ou une fiche de paie est un document sous forme de tableau qui permet de rassembler toutes les mentions obligatoires. Il contient aussi des rubriques liées aux cotisations et contributions sociales et toutes les composantes du salaire net à payer qui doit figurer en bas de la fiche de paie. Il faut bien mentionner sur le bulletin de paie que le salarié doit conserver ce document sans limitation de durée.
Etape 3 : le paiement
Vint enfin l’étape attendue : le paiement du premier salaire !
Le moyen de paiement reste à déterminer d’après les préférences à la fois du salarié, de l’employeur et selon la réglementation bien sûr. Le paiement du salaire peut se faire de façon automatique par virement ou par remise en main propre (par chèque ou en espèces si le salaire ne dépasse pas 1 500€).
L’employeur doit obligatoirement respecter la date de paiement et donc le verser tous les mois à la même date préalablement déterminée dans le contrat.
Au moment du paiement du salaire, il faut impérativement remettre la fiche de paie au salarié. Veuillez suivre l’actualité juridique pour que vos bulletins de paie soient à jour et conformes en cas de tout changement ou évolution comme celle du SMIC.
Étape 4 : la déclaration sociale nominative (DSN)
La DSN consiste à élaborer un fichier qui contient les données issues de la paie (maladie, arrêt de travail, fin de contrat…) et de le transmettre mensuellement (par voie numérique) et numériquement aux organismes de la protection sociale et de l’administration.
Il faut envoyer la DNS avant le 15 du mois suivant la clôture de la paie. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel de paie compatible DSN ou utiliser une autre façon de faire votre DSN sans logiciel de paie.
Étape 5 : Intégration des données en comptabilité
Une fois la paie effectuée, il faut l’intégrer à la comptabilité de votre entreprise en utilisant le récapitulatif de paie du mois. Ce document doit indiquer la répartition des salaires versés.
Quelles sont vos options pour gérer votre première paie ?
1 – Utiliser un modèle
Il est tout à fait possible de commencer par utiliser Excel ou autre tableur pour créer un modèle de fiche de paie. Il en existe aussi de nombreux prêts à utiliser sur Internet.
Mais attention, ces modèles ne sont pas forcément 100% fiables, et vous devrez vous assurer de vous tenir vous-même à jour de toutes les évolutions légales et sociales. C’est donc une solution que nous ne recommandons pas.
2 – Utiliser un logiciel de paie
Afin de faciliter la gestion de la paie, il existe plusieurs logiciels qui permettent d’automatiser le traitement de la paie et toute sa gestion administrative. Le logiciel de paie fait partie de ce qu’on appelle plus largement les logiciels SIRH (Système d’Information Ressources Humaines).
Ce logiciel vous accompagne dans l’élaboration des bulletins de paie grâce aux outils intégrés qui sont essentiels pour réaliser les fiches de paie et les distribuer de façon automatique.
Il prend aussi en charge l’intégration de toutes les mentions obligatoires dans le processus de traitement de la paie. Sa mise à jour automatique en fonction de l’évolution juridique vous aidera à éviter plein d’erreurs pour que vos bulletins soient toujours conformes. Tous ces avantages vous aideront à faire des économies financières en diminuant les coûts dédiés aux tâches administratives liées à la paie.
Le prix du logiciel dépend de vos besoins et de votre budget. Mais comme vous débutez dans la gestion de paie, vous trouverez des logiciels gratuits comme Oxygènes, ABZ Paie ou OpenConcerto avant de vous engager sur un outil payant avec plus de fonctionnalités.
3 – Passer par un professionnel de la paie
Expert-comptable ou prestataire d’externalisation de la paie sont des professionnels tout à fait capables de vous accompagner dans la gestion de votre première paie, mais aussi des suivantes. Parfois un peu plus chers que l’option logiciel (et bien évidemment plus chers que l’option modèle), nous vous conseillons quand même d’envisager de passer directement par un professionnel de la paie. Votre première paie sera peut-être la première d’une très longue lignée, donc pourquoi pas partir sur de très bonnes bases. Et l’un dans l’autre, le tarif de l’externalisation n’est pas si élevé compte tenu du temps que vous y gagnerez.
FAQ
Par quel moyen peut-on effectuer la première paie ?
Vous pouvez soit faire un virement bancaire, remise en main propre (chèque ou espèce) selon la demande du salarié et du montant du salaire à payer.
Comment remettre la fiche de paie au salarié ?
Il est très important de délivrer la fiche de paie (ou bulletin de paie) au salarié lors de son paiement par voie électronique, postale ou en main propre.
