La gestion de vos talents est une priorité pour assurer la performance et la croissance de votre entreprise. Pour construire et faire évoluer le parcours professionnel de vos salariés, la loi a mis en place un entretien obligatoire : l’entretien professionnel. Pour mener à bien votre entretien, vous devrez établir au préalable une trame d’entretien professionnel.
Qu’est-ce que l’entretien professionnel ? Quelles sont les entreprises concernées ? Comment réaliser une trame d’entretien professionnel ? Comment bien le préparer ?
Quelques rappels sur l’entretien professionnel
Une obligation légale
L’entretien professionnel est un entretien individuel obligatoire, pour toutes les entreprises, sans exception. En effet, comme l’a promulgué la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, l’entretien professionnel doit se tenir tous les 2 ans, à compter de la date d’entrée de votre collaborateur dans l’entreprise.
La loi précise également (art. L6315-1 du Code du travail) que l’entretien professionnel doit être proposé automatiquement pour les salariés reprenant leur activité à l’issue de :
- un congé maternité, un congé d’adoption ou un congé parental d’éducation ;
- un arrêt maladie de plus de 6 mois ;
- une période d’activité à temps partiel ;
- un mandat syndical.
Un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel de vos salariés doit être réalisé tous les 6 ans. L’objectif est alors de s’assurer que les entretiens professionnels ont bien été réalisés et que le plan de développement des compétences établi avec chacun de vos collaborateurs a été mis en œuvre (formation, utilisation d’un dispositif, progression salariale, etc.).
Sachez que si vous ne réalisez pas l’entretien professionnel, vous vous exposez à des sanctions financières (pour les entreprises de plus de 50 salariés). Cette sanction se formalise par un versement de 3 000 € sur le CPF de vos salariés à temps plein et de 3 900 € pour ceux à temps partiel.
Légalement, vous devez aussi respecter un délai pour la convocation à cet entretien. Ainsi, cette dernière devra être envoyée à vos salariés, qu’importe le moyen utilisé (mail ou courrier), au moins 5 jours ouvrables avant l’entretien. N’oubliez pas de joindre à votre convocation une trame d’entretien professionnel (vous trouverez un modèle ci-dessous). Elle permet à vos salariés de s’en imprégner et se préparer de leurs côtés.
La carrière au cœur de l’entretien professionnel
L’entretien professionnel est important. Il permet de faire un point sur la carrière professionnelle du salarié et de mettre en lumière ces perspectives d’évolution. Ce n’est donc pas un entretien d’évaluation. Ce rôle revêt à l’entretien annuel.
À l’issue de l’entretien professionnel, un plan d’accompagnement avec les dispositifs à mettre en place devra être clairement défini (formations, VAE, bilan de compétences, etc.). L’objectif de cet entretien est de créer avec chacun de vos salariés, un projet professionnel. Celui-ci doit être en adéquation avec leurs attentes et leurs besoins pour développer leurs compétences et évoluer au sein de l’entreprise.
L’entretien professionnel est un levier important pour renforcer l’engagement et la motivation de vos collaborateurs.
Comment créer une trame d’entretien professionnel ?
Généralement élaborée par le service RH, la trame d’entretien professionnel est l’outil indispensable pour garantir un entretien efficace avec des échanges de qualité. En effet, elle permet de structurer votre entretien. Vous vous assurez alors, pendant le laps de temps fixé, de ne pas vous éparpiller et de traiter l’ensemble des sujets.
De plus, elle vous permet de garder une trace de vos échanges et d’assurer ainsi un suivi efficace du parcours professionnel de vos collaborateurs pour les prochains entretiens. D’ailleurs, sachez que la rédaction d’un compte rendu de l’entretien professionnel est obligatoire, et que vous devrez en remettre une copie à chacun de vos salariés.
Pour créer une trame d’entretien professionnel pertinente, elle doit se découper en trois parties.
1. Le parcours professionnel
Il est essentiel de commencer par un échange sur le parcours professionnel de votre collaborateur. Vous ferez ainsi le point sur :
- les missions réalisées ;
- les difficultés rencontrées ;
- les formations suivies.
Vous pouvez également en profiter pour lui demander son ressenti sur le climat social de l’entreprise et la qualité de vie au travail.
2. Les souhaits et perspectives d’évolution professionnelle
Maintenant, que vous avez une vision globale du parcours de votre collaborateur, il est temps de se concentrer sur ses besoins et ses attentes. Votre salarié a probablement des projets d’évolution professionnelle, comme des envies de réaliser de nouvelles missions ou encore d’assumer de nouvelles responsabilités.
Ces éléments vous permettront d’établir un plan d’actions en adéquation avec les souhaits formulés par votre salarié et les possibilités offertes par l’entreprise.
3. Les dispositifs existants
N’oubliez pas d’informer votre collaborateur sur les différents dispositifs existants pour l’accompagner dans l’évolution de son parcours professionnel, tels que :
- le Bilan de compétences ;
- la Validation des Acquis et de l’Expérience (VAE) ;
- le Compte Personnel de Formation (CPF) avec son fonctionnement (système d’abondement et activation du compte) ;
- le Conseil en évolution professionnelle (CEP).
Exemple de trame d’entretien professionnel : modèle à télécharger
Il n’existe pas de modèle type de trame d’entretien professionnel. Chaque entreprise est libre de créer sa propre trame en fonction de ces spécificités et de ces besoins.
Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger notre modèle et l’adapter à votre entreprise, pour gagner du temps.
Bien préparer l’entretien professionnel : nos conseils
Afin de vous assurer que l’entretien professionnel soit constructif, il est indispensable de bien le préparer en amont. Pour cela, vous devrez :
- déterminer les objectifs de l’entretien professionnel et réaliser la trame correspondante (donner un exemplaire à chacun de vos collaborateurs) ;
- relire le dossier de votre salarié dans le but d’avoir une vision globale de son parcours et de ses compétences pour lui proposer un plan de développement pertinent ;
- établir une liste de questions ciblées afin d’identifier clairement les besoins et les attentes de chacun de vos salariés ;
- préparer la liste des dispositifs existants (CPF, VAE, formations, CEP, etc.) qui peuvent l’accompagner dans le développement de son parcours professionnel ;
- lors de l’entretien, créer un climat de confiance avec votre salarié, propice à l’échange et basé sur l’écoute active ;
L’entretien professionnel, bien qu’il s’agisse d’une obligation légale, revêt une importance capitale dans le développement des compétences de vos collaborateurs. Sachez qu’il existe des logiciels dédiés qui peuvent vous faire gagner du temps pour la préparation de vos entretiens et faciliter le suivi (Skelly, Zola, Javelo, etc.).
FAQ
En quoi consiste l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel permet aux salariés tous les deux ans d’échanger avec leur manager ou le responsable RH sur leur carrière professionnelle et leurs perspectives d’évolution.
Quelle est la différence entre entretien annuel et entretien professionnel ?
L’entretien annuel porte sur une évaluation des performances du salarié sur l’année et sur ces objectifs futurs. En revanche, l’entretien professionnel, réalisé tous les 2 ans, porte sur le suivi et l’évolution de la carrière professionnelle de vos salariés.
Comment créer une grille d’entretien professionnel ?
Pour créer une grille d’entretien professionnel, il est nécessaire de définir en amont les objectifs de cet entretien et de découper votre grille en 3 parties : le parcours professionnel, les perspectives d’évolution et les dispositifs existants.