Nous choisissons les services que nous recommandons de manière indépendante. Lorsque vous cliquez sur un lien partenaire, nous touchons parfois une commission.

Facturation

Comment faire une facture en 2024 : obligations & outils

Professionnels, indépendants, entreprises, vous avez besoin de faire des factures pour vos clients ? Obligations, types de factures, méthodes, outils : on vous dit tout pour faire vos factures rapidement et dans les règles !

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document établi lors d’une vente de prestations ou de marchandises. C’est un document à la fois commercial, juridique, comptable et fiscal. Le vendeur ou prestataire l’émet à l’acheteur lors de la livraison des biens vendus ou à la fin de la prestation.

On distingue plusieurs types de factures, avec des utilités quelque peu différentes.

Est-il obligatoire de faire une facture ?

Émettre une facture est obligatoire dans plusieurs cas, et notamment :

  • lorsqu’une transaction a lieu entre deux professionnels ;
  • lorsqu’une prestation de services effectuée auprès de particuliers est d’un montant supérieur à 25€ HT ;
  • pour les ventes à distance ;
  • lorsque l’acheteur particulier la demande.
Ces obligations concernent toutes les entreprises, quelle que soit la forme juridique.

Les auto-entrepreneurs sont donc aussi concernés par la facture obligatoire.

Quels sont les différents types de facture à créer ?

On parle communément de facture. Mais il existe en fait différents types de factures qui interviennent à différents moments du processus de vente.

La facture classique

La facture classique est la plus courante. Elle indique de façon détaillée le type, le prix et la quantité relative à la prestation ou la marchandise vendue ainsi que les modalités de la vente. On la fournit à la fin de l’exécution de la prestation ou lors de la livraison de la marchandise.

La facture pro forma

La facture pro forma est un document informatif non définitif. Elle s’apparente à une facture classique mais joue plutôt le rôle d’un devis. Elle n’a aucune valeur légale.

Le client fait la demande de ce type de document pour connaître le coût mais aussi les modalités de paiement, de livraison, … Elle intervient souvent lors d’une négociation commerciale et est amenée à être modifiée.

La facture d’acompte

La facture d’acompte est un document qui doit obligatoirement être fourni lorsqu’une partie du paiement a lieu avant la livraison de la marchandise ou l’exécution de la prestation de services.

Elle ne doit pas impérativement contenir le détail des produits ou services vendus. Mais elle doit indiquer la date et le montant du versement ainsi que la facture (classique) à laquelle elle est rattachée.

La facture récurrente

Elle correspond à la vente de produits ou services périodiques ou réguliers. C’est souvent le cas des abonnements ou des services à domicile hebdomadaires ou mensuels.

La facture de situation/d’avancement

La facture d’avancement ou de situation est généralement utilisée dans le cadre de prestations de services et notamment dans le secteur du BTP par exemple. Les factures de situation sont émises de manière régulière tout au long de l’exécution des travaux. Son montant est calculé en fonction du pourcentage de la prestation réalisée par rapport à la prestation globale.

>
Elle permet non seulement au client d’échelonner les paiements mais aussi au prestataire de mieux gérer sa trésorerie.

La facture de clôture/de solde

La facture de clôture ou de solde fait généralement suite à un acompte. Elle correspond au dernier paiement à effectuer.

La facture d’avoir

On utilise la facture d’avoir à plusieurs occasions. Ce peut être lorsque vous avez commis une erreur sur le document, lorsque vous devez annuler une vente ou effectuer un remboursement.

Une facture classique ne pouvant être altérée, il est indispensable de créer une facture d’avoir si vous devez apporter des modifications ou annuler une facture.

La facture d’avoir doit indiquer la facture à laquelle elle est rattachée.

La facture de régularisation

Une facture de régularisation sert à rembourser ou encaisser la différence entre le montant déjà payé et la somme réellement due. Elle fait suite à une facture classique ou à des factures récurrentes.

Comment éditer une facture ?

Maintenant que vous connaissez tout sur les factures et les types de documents qui existent, vous vous demandez sûrement comment créer les vôtres et les envoyer à vos clients ? Suivez le guide.

Les outils

Il existe plusieurs façons de créer une facture.

Certains optent pour la solution assez archaïque de rédiger leurs factures à la main. Risque d’erreurs, perte de temps, difficulté d’archivage, image non professionnelle : ce n’est pas une méthode que nous conseillons.

Utiliser un modèle de facture, sur Excel ou Word par exemple, est la seconde possibilité. Elle permet de proposer un document au look plus professionnel qu’une copie manuscrite. Vous pouvez l’envoyer de façon dématérialisée et la sauvegarder numériquement. Attention cependant à ce que toutes les mentions obligatoires soient bien présentes.

Autre alternative, il est possible d’utiliser un générateur de facture. Les obligations légales ont plus de chance d’être respectées. Mais le niveau de personnalisation du document est limité voire inexistant.

Enfin, la dernière option est d’utiliser un logiciel de facturation.

Ces outils permettent de rédiger vos factures en quelques clics, tout en respectant toutes les obligations liées à la facturation. Les meilleurs logiciels de facturation en ligne sont même dotés de nombreuses automatisations et de fonctionnalités innovantes pour vous faire gagner encore plus de temps et enfin simplifier ce processus chronophage de la facturation. Parmi les fonctionnalités les plus courantes, on retrouve :

  • la création de tous vos documents commerciaux ;
  • le calcul automatique de la TVA ;
  • l’envoi par email, interface client, portail sécurisé ou courrier ;
  • la signature électronique et/ou le paiement en ligne ;
  • le suivi des factures et les relances d’impayés automatiques ;
  • l’archivage de vos documents.

Si vous voulez tester ces solutions, il existe des logiciels de facturation gratuits qui peuvent être un bon moyen de découvrir leur fonctionnement.

Enfin, vous pouvez aussi choisir un logiciel de comptabilité en ligne. Certains disposent d’un module dédié à la facturation. C’est ainsi l’occasion de centraliser votre gestion administrative sur un unique outil.

Comment l’envoyer ?

La facture, quel que soit le type, doit être créée en deux exemplaires, l’un pour votre client et l’autre pour vous. Si votre client est étranger, vous pouvez rédiger une copie dans sa langue. Mais posséder une copie en français est obligatoire en cas de contrôle.

Une facture créée sur papier puis numérisée reste considérée comme document papier, mais elle est dématérialisée.

Une facture électronique est un document créé électroniquement qui répond à plusieurs critères (authenticité, intégrité, lisibilité).

Pour envoyer votre facture, plusieurs options sont possibles :

  • par courrier, avec une version papier de la facture ;
  • par email, en version dématérialisée ;
  • la mettre à disposition de votre client sur une interface dédiée (depuis votre logiciel de facturation ou un logiciel de signature électronique par exemple).

Le moment d’émission de la facture dépend du type de facture et de la nature de la vente. Lors d’une vente de biens, la facture doit être émise lors de la livraison mais une facture d’acompte peut être émise plus tôt par exemple.

Les obligations liées à la facture

Créer une facture suppose de respecter un certain nombre d’obligations aussi bien liées à la création en elle-même qu’au processus de facturation plus global.

Les mentions obligatoires

Tout d’abord, une facture doit posséder plus d’une quinzaine de mentions obligatoires (vous comprenez maintenant l’utilité d’un logiciel de facturation qui fait presque tout le travail pour vous !). Nous avons listé 16 mentions obligatoires communes à toutes les factures :

  • la date d’émission ;
  • le numéro du document ;
  • l’identité de votre client ;
  • la dénomination sociale de votre entreprise et son adresse ;
  • la date de la vente ou de la prestation de services ;
  • votre numéro d’identification individuel à la TVA ainsi que celui du client s’il autoliquide la TVA ;
  • la dénomination du produit ou de la prestation, la quantité et le prix unitaire HT ;
  • les majorations éventuelles de prix (frais de transport, d’emballage,…) ;
  • le taux de TVA applicable ;
  • les réductions éventuelles de prix (remise, rabais, ristourne) ;
  • le montant total de TVA ;
  • le montant total HT et TTC à payer ;
  • les conditions de paiement (date, délai,…) ;
  • les conditions d’escompte en cas de paiement à une date antérieure ;
  • les taux des pénalités en cas de retard de paiement ;
  • le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.

Puis d’autres doivent s’ajouter selon les situations. Vous devez par exemple indiquer le numéro du bon de commande s’il y en a un, la mention relative à la franchise de TVA si vous êtes concerné, votre assurance décennale si vous en possédez une ou encore la mention d’autoliquidation en cas de sous-traitance.

Les modes de paiement

Les modes de paiement acceptés ne font pas partie des mentions obligatoires mais il est toujours préférable de les indiquer. Parmi les méthodes de paiement les plus utilisées, on retrouve :

  • la carte bancaire ;
  • le virement ;
  • le chèque ;
  • les espèces ;
  • le paiement en ligne (Paypal, …).
N’hésitez pas à ajouter votre RIB sur vos factures si vous encaissez par virement bancaire.

Le délai de paiement

C’est à vous de définir les délais de paiements de vos factures.

Si vous travaillez avec des particuliers, les règles communes sont assez simples. Dans le cas de la vente de biens ou marchandises, le paiement a généralement lieu lors de la livraison du produit. Pour les prestations de services, le paiement de la facture finale est effectué au terme de la prestation et un acompte ou des factures de situation peuvent intervenir au préalable.

Lorsque vous travaillez avec des professionnels, les règles sont un peu différentes. Selon la loi, le délai de paiement est de 30 jours à compter du jour de la réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation. Toutefois, il est possible d’indiquer dans le contrat (ou la facture) un délai supérieur allant jusqu’à 60 jours de date à date ou 45 jours fin de mois, ou au contraire un paiement à réception ou comptant.

Pour les professionnels, des pénalités de retard peuvent être stipulées.

Si le délai de paiement est dépassé, vous devez suivre une procédure de relance d’impayés.

Gardez aussi en tête les délais de prescription des factures. Passé ces délais, vous ne pourrez plus mener d’actions en justice pour recouvrement de créances.

La conservation des factures

Selon l’article L123-22 du Code de commerce, les factures doivent être conservées pendant une durée minimum de 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice, au titre de leur valeur comptable. Cela concerne aussi bien les factures clients que fournisseurs.

FAQ

Est-il obligatoire de faire une facture pour un auto-entrepreneur ?

Les obligations de faire une facture pour les auto-entrepreneurs sont les mêmes que pour toutes les autres formes juridiques. Il est obligatoire d’émettre une facture pour une opération réalisée entre professionnels. Les cas varient lorsqu’il s’agit de particuliers.

Peut-on faire une facture à la main ?

Il est possible d’éditer une facture à la main. Cependant, vous devez veiller à ce qu’il n’y ait aucune erreur ou rature et qu’elle respecte toutes les obligations légales.

Quand envoyer une relance de facture impayée ?

Une relance pour facture impayée peut être envoyée dès le jour suivant la date d’échéance indiquée sur la facture.

SOURCES
  1. Factures : les mentions obligatoires — Economie.gouv.fr
  2. Facturation entre professionnels — Entreprendre.service-public.fr
  3. Obligations comptables du micro-entrepreneur — Entreprendre.service-public.fr
  4. Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard — Entreprendre.service-public.fr
  5. Les délais de paiement — Economie.gouv.fr
  6. Article L123-22 du Code de commerce — Légifrance
Avatar photo
Content Manager

Clémence est diplômée de l'Institut d'Administration des Entreprises, avec un master dans les ressources humaines. Après plusieurs années à travailler dans les RH, puis le marketing en ligne et la rédaction web, elle a rejoint independant.io en 2022 en tant que responsable des contenus sur plusieurs catégories. Côté loisirs, Clémence est passionnée de running et d'équitation.

NEWSLETTER

Rejoignez plus de 5 000 entrepreneurs

Chaque mois, directement dans votre boite mail, recevez des conseils, des outils ainsi que du contenu exclusif pour développer votre entreprise. Inscrivez-vous gratuitement !

[GLOBAL] Newsletter (post)

Vous aimerez aussi