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Devenir assistant virtuel : comment faire ?

Le métier d’assistant virtuel est une profession relativement récente, qui connaît un boom depuis plusieurs années avec l’émergence des activités numériques, l’essor des startups et le développement d’autres entreprises du web. Comment devenir assistant virtuel, démarrer son entreprise et trouver ses premiers clients ? Suivez le guide !

Définition : en quoi consiste le métier d’assistant virtuel ?

Un assistant virtuel est en quelque sorte un assistant « traditionnel » qui travaille à distance pour le compte d’une ou plusieurs entreprises. Les tâches qu’il effectue peuvent de ce fait être assez diverses, selon ses compétences et les besoins de ses clients. Il peut par exemple être en charge de :

  • la gestion administrative : réception des appels, emails, gestion du courrier, prise de rendez-vous, gestion de planning et agenda, organisation de déplacements ;
  • la gestion commerciale : facturation, SAV, suivi clients, prospection ;
  • la communication et le marketing : gestion d’un site internet, des réseaux sociaux, emailing, conception des supports de communication, rédaction d’articles, e-réputation ;
  • la gestion comptable : saisie comptable ;
  • la gestion de projet : organisation d’évènements, gestion de produits/services…

Vous l’aurez compris, le métier d’assistant virtuel peut vous impliquer dans des secteurs très larges avec des missions allant de la gestion des appels à la gestion de la facturation et de la comptabilité.

Comment se former au métier d’assistant virtuel ?

Il n’existe pas de diplôme ou de formation dédié au métier d’assistant virtuel. Quelques formations en ligne commencent à voir le jour, mais elles ne sont ni obligatoires ni indispensables pour devenir assistant virtuel. Vous pouvez donc vous lancer librement en tant qu’assistant virtuel.

Pour réussir dans votre nouvelle activité, il faudra néanmoins posséder les compétences et connaissances nécessaires à l’exécution des tâches mais aussi à la gestion de votre entreprise.

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Bon à savoir Selon le contenu de votre activité, une formation en comptabilité, en marketing, en communication ou encore en informatique peut aussi être requise. Plus vous pourrez justifier votre expertise, plus facilement vous trouverez des clients !

Quel statut juridique pour devenir assistant virtuel ?

Pour démarrer votre activité d’assistant virtuel, vous devez choisir la forme juridique sous laquelle vous souhaitez exercer votre activité. Au vu du métier et des évolutions possibles, il est plus probable que vous travailliez seul, sans associé. De ce fait, plusieurs statuts juridiques sont envisageables :

C’est une étape importante de la création de votre activité d’assistant virtuel. Pour vous aider à faire le bon choix, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable ou un avocat pour vous aider à minimiser le risque d’erreur lors de cette étape cruciale !

Devenir assistant virtuel en 5 étapes

Étape 1 – Identifiez les besoins sur le marché

L’assistant virtuel est une profession qui vient répondre aux besoins émergents des entreprises à l’ère du numérique. Pour mener avec succès votre nouvelle activité, vous devez vous assurer de pouvoir être en accord avec les demandes des clients. Quels sont les types d’entreprises qui cherchent à faire appel à un assistant virtuel ? Dans quel(s) secteur(s) d’activité(s) ? Sur quels types de missions ?

Cette analyse doit vous permettre de connaître la situation actuelle du marché et ainsi vous positionner, en fonction de vos compétences et appétences, sur une ou plusieurs cibles.

Étape 2 – Travaillez votre budget prévisionnel

Pour évaluer au plus près votre budget, vous allez devoir estimer vos dépenses et vos revenus. Les dépenses d’un assistant virtuel sont relativement faibles : un ordinateur, une connexion internet, une imprimante suffisent pour la majorité des assistants virtuels. Vous pouvez aussi prévoir la création d’un site web, quelques outils de communication voire quelques logiciels spécialisés selon votre activité.

Concernant vos revenus, un assistant virtuel choisit de facturer ses clients selon différentes modalités :

  • à un taux horaire défini avec votre client qui vous paie le nombre d’heures travaillées ;
  • au forfait : un certain nombre d’heures est facturé pour une durée prédéfinie ;
  • au projet : vous facturez votre client un montant fixe pour la réalisation d’un projet ;
  • mensuel : vous facturez à votre client un montant mensuel pour un certain nombre d’heures ou de tâches effectuées chaque mois.

Ces montants varient fortement selon les assistants virtuels puisque, comme nous l’avons vu, les tâches effectuées peuvent être variées. Ils dépendent aussi de votre expérience, de votre niveau de compétence, … N’hésitez pas à consulter les sites de freelance pour vous faire une idée des taux pratiqués par vos concurrents !

Étape 3 – Définissez votre stratégie de communication

Pour acquérir vos premiers clients et gagner en notoriété, vous devez élaborer une stratégie de communication adaptée à votre cible et votre activité. Un site web, une page Linkedin, un compte sur les plateformes de freelance, une présence sur les réseaux sociaux, … Il existe de nombreux moyens de faire parler de vous et de vos services. Essayez de vous démarquer de la concurrence en mettant en avant votre valeur ajoutée.

Étape 4 – Trouvez des missions

La prospection et le démarchage sont des étapes indispensables au démarrage ou pour maintenir votre niveau d’activité. Il existe plusieurs solutions pour trouver vos premiers ou de nouveaux clients :

  • la prospection active : contactez des clients cibles et proposez de manière personnalisée vos services en ayant auparavant identifié leurs besoins ;
  • les plateformes de freelance : elles facturent une commission mais sont un moyen rapide et facile de trouver vos premiers clients ;
  • le réseautage : intégrez des groupes d’entrepreneurs ou de freelances, participez à des évènements, … ;
  • le bouche-à-oreille : famille, amis, réseau professionnel,… Parlez de votre nouvelle activité autour de vous.

Fidéliser vos clients est aussi un bon moyen de maintenir votre niveau d’activité et même de le développer. S’ils sont satisfaits de vous, ils ne manqueront pas d’en parler !

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Bon à savoir Pour prouver votre fiabilité et votre motivation, vous pouvez aussi proposer de réaliser certaines missions annexes gratuitement. Vos clients voient votre engagement et seront plus enclins à faire appel à vous.

Étape 5 – Recueillez les avis de vos clients

Les avis de vos clients sont primordiaux pour votre activité.

Rien de mieux que les témoignages de vos clients pour en attirer de nouveaux ! S’ils sont positifs, vous pouvez les afficher précieusement sur vos différents profils et présences web. Ils rassureront les clients potentiels. N’hésitez pas aussi à demander à vos clients de vous recommander auprès de leurs relations professionnelles ou personnelles.

Les avis négatifs, s’il y en a, ne doivent pas être ignorés. Il est important d’en tirer parti pour continuer à vous améliorer. Ils vous aident à progresser. Une réponse au client en question peut aussi parfois transformer un avis négatif ou mitigé en avis positif si elle est bien traitée !

Quelles formalités pour devenir assistant virtuel ?

Pour vous lancer en tant qu’assistant virtuel, vous devez tout d’abord créer votre entreprise. Plusieurs solutions s’offrent à vous : le faire seul, s’aider d’une plateforme de création d’entreprise en ligne, faire appel à un expert-comptable en ligne ou en cabinet ou à un avocat. Votre choix dépend surtout du statut juridique choisi et de vos connaissances sur le sujet de la création d’entreprise.

Un compte bancaire professionnel est nécessaire pour la création de votre entreprise. Vous pouvez vous orienter vers les banques en ligne qui proposent des solutions abordables et adaptées à votre activité.

Ensuite, elle n’est pas obligatoire mais fortement recommandée, c’est l’assurance responsabilité civile professionnelle. La plupart des compagnies d’assurances en proposent, mais vous trouverez les meilleures offres d’assurance RC pro en ligne. Selon votre statut, vous pouvez aussi avoir besoin de souscrire à une mutuelle TNS et/ou un contrat de prévoyance.

Enfin, un logiciel de comptabilité et/ou au moins un logiciel de facturation est indispensable pour créer vos devis et factures et assurer vos obligations comptables. Si vous préférez, vous pouvez aussi confier votre comptabilité à un comptable en ligne.

FAQ

À quoi sert un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel travaille à distance et peut assurer des tâches variées pour son ou ses clients : administratif, commercial, marketing, comptable, …

Quel budget pour devenir assistant virtuel ?

Le budget nécessaire pour se lancer en tant qu’assistant virtuel est relativement faible. Il varie de quelques centaines d’euros à environ 2000€.

Comment trouver des clients en tant qu’assistant virtuel ?

Prospection directe, plateformes freelance, réseau et bouche-à-oreille font partie des techniques les plus efficaces pour trouver des clients.

Guillaume Robez

Responsable éditorial

Guillaume est le co-fondateur d'independant.io. Sa spécialité ? Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services.