Tout comprendre de la caisse enregistreuse obligatoire en 2018

Date de Parution : Novembre 2018

Découvrez vos obligations en terme de caisse enregistreuse et les meilleures caisses respectant la législation

Comprendre la réglementation caisse enregistreuse 2018

Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants et professionnels assujettis à la TVA  qui utilisent un logiciel de caisse (ou un système de caisse) ont l'obligation d'utiliser un logiciel sécurisée. Ce logiciel de caisse doit respecter des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données, définies de la manière suivante :

  • Condition d’inaltérabilité : enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées.
  • Condition de sécurisation : sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives
  • Condition de conservation : enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
  • Condition d’archivage : prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec une garantie sur l'intégrité des informations.

Que risquent les commerçants ?

En cas de contrôle, le commerçant a 60 jours pour fournir une attestation obligatoire qui justifie de la conformité de son logiciel de caisse aux normes obligatoires. S'il ne la fournit pas (ou n'est pas en mesure de la fournir), il risque une amende de 7 500€.

Notre sélection 2018 des meilleures caisses enregistreuses certifiées

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N'hésitez pas à lire nos avis détaillés sur les caisses enregistreuses :

Rappel : qu'est-ce qu'un logiciel de caisse ?

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique qui propose une fonctionnalité de caisse, c’est-à-dire qu’il permet d’enregistrer les paiements du commerçant et les garder en mémoire. Ces opérations ne génèrent pas nécessairement d’écritures comptables.

Source Service Public.

Caisses enregistreuses : pourquoi ces obligations en 2018 ?

Ces obligations pour vos caisses enregistreuses découlent d'une loi anti-fraude à la TVA de 2016. Nous avons vu qu'un logiciel de caisse permet d'enregistrer des transactions, mais sans nécessairement correspondre à une écriture comptable. Tout l'enjeu d'un logiciel de caisse sécurisé et inaltérable, pour l'Etat, est de garantir que les commerçants ne peuvent réécrire les transactions.

Qui est concerné par ces obligations ?

Pour faire simple, sont concernés tous les commerçants et même plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements sur une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, quel que soit le secteur d'activité. Ce dispositif de régulation s’applique à la fois aux commerces physiques mais aussi au e-commerce.

Des exceptions sont prévues dans les cas suivants :

  • Professionnels 100% B2B
  • Professionnels réalisant uniquement des opérations exonérées de TVA
  • Professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA
  • Régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
  • Entreprises dont tous les paiements sont réalisés avec par l'intermédiaire direct d’un établissement de crédit.

Comment prouver que sa caisse enregistreuse respecte la norme 2018 ?

Votre éditeur / fournisseur de caisse enregistreuse doit vous fournir une attestation individuelle de conformité, soit papier, soit par mail. Ce document engage sa responsabilité, et doit contenir les informations suivantes :

  • Nom et référence du logiciel
  • Date d'acquisition du logiciel par le client
  • Mentions de respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

Qu'est-ce qu'une caisse enregistreuse certifiée NF525 ?

NF525 est une certification créée par l'AFNOR qui prouve qu'un logiciel de caisse répond au cahier des charges et aux normes 2018. Pour faire simple, c'est la seconde manière (avec l'attestation individuelle de conformité évoquée plus haut) qu'a un éditeur pour prouver que sa solution est conforme aux obligations 2018 de caisse enregistreuse. Ainsi, une caisse enregistreuse certifiée NF525 (ou NF 525) n'est ni plus ni moins qu'un système de caisse qui respecte la loi, ce respect étant ici validé par un organisme extérieur (AFNOR)