La loi Anti-fraude de 2018 est venue réglementer l’utilisation des solutions de caisse enregistreuse, non sans questionnement de la part des commerçants. Il est en effet difficile de s’y retrouver et de savoir si réellement l’utilisation d’une caisse enregistreuse est obligatoire ou pas. Grâce à cet article, vous allez comprendre cette fameuse loi sur les caisses enregistreuses, si vous êtes concerné et quelles sont vos obligations. Suivez le guide !
Caisse enregistreuse obligatoire : que dit la loi de 2018 (toujours valable en 2024) ?
Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants et professionnels assujettis à la TVA et qui utilisent un logiciel de caisse (et uniquement ceux-là) ont l’obligation d’utiliser un logiciel certifié.
Pour être certifié, ce logiciel de caisse doit respecter certaines conditions précises et définies de la manière suivante :
- condition d’inaltérabilité : enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées ;
- condition de sécurisation : sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives ;
- condition de conservation : enregistrer et clôturer les données sur une période donnée ;
- condition d’archivage : prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec une garantie sur l’intégrité des informations.
Ces obligations pour vos caisses enregistreuses découlent d’une loi anti-fraude à la TVA de 2016. Tout l’enjeu d’un logiciel de caisse sécurisé et inaltérable, pour l’Etat, est ainsi de garantir que les commerçants ne peuvent réécrire les transactions.
Qui est concerné par l’obligation de la caisse enregistreuse en 2024 ?
Pour faire simple, sont concernés tous les commerçants et même plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements sur une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse. Cette application est valable quel que soit le secteur d’activité, que vous soyez gérant d’un restaurant, d’un salon de coiffure ou d’un bar. Ce dispositif de régulation s’applique à la fois aux commerces physiques mais aussi au e-commerce.
Des exceptions sont prévues dans les cas suivants :
- activités exclusivement en B2B (puisque la facturation est alors obligatoire) ;
- professionnels réalisant uniquement des opérations exonérées de TVA ;
- professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
- régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
- entreprises dont tous les paiements sont réalisés par l’intermédiaire direct d’un établissement de crédit.
Si vous encaissez aussi bien des professionnels que des particuliers, utiliser une caisse enregistreuse certifiée est obligatoire.
Autrement dit, l’utilisation d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire. Mais si vous en utilisez une ET êtes assujetti à la TVA, alors votre système de caisse doit être certifié.
Caisse enregistreuse : obligatoire ou indispensable ?
Nous l’avons vu, la caisse enregistreuse ou le logiciel de caisse n’est finalement pas obligatoire pour tous. Et pourtant, cette solution reste fortement recommandée.
Il existe bien évidemment quelques alternatives comme un facturier. Mais si vous encaissez des clients de manière régulière (plus de quelques-uns par jour), vous serez vite dépassé par cette méthode.
Alors pourquoi utiliser un système de caisse enregistreuse si l’on n’est pas concerné par la loi ? Et bien les logiciels de caisse disposent de nombreux avantages dont il serait dommage de se passer.
Tout d’abord, sachez que dans certains cas, il est obligatoire de fournir un ticket de caisse à vos clients. C’est notamment le cas lorsque la note est supérieure à 25€ TTC ou lorsque le client vous le demande. Dès lors que vous encaissez plusieurs clients par jour, éditer vos tickets de caisse à la main risque de prendre un temps considérable. Sans parler du risque d’erreur ou d’oubli. Vous devez aussi vous assurer de conserver et archiver correctement ces tickets de caisse qui servent de justificatifs pour votre comptabilité.
D’autre part, les logiciels de caisse enregistreuse tactile sont dotés de fonctionnalités et d’automatisations qui vont au-delà de l’encaissement. Ils vous permettent bien évidemment de générer votre ticket Z de caisse automatiquement en un clic. De plus, gestion comptable, prise de commandes, suivi du stock, relation client, analyses statistiques font partie des nombreuses autres fonctionnalités que peut possèder un logiciel de caisse.
Non seulement une caisse enregistreuse vous évite de perdre du temps, mais en choisissant en plus un outil adapté et performant, vous allez aussi gagner du temps sur votre gestion !
Quelle certification pour ma caisse enregistreuse ?
Les éditeurs de logiciel de caisse enregistreuse ont deux possibilités pour pouvoir commercialiser un système de caisse dit “certifié”.
En application du 3° bis du I de l’article 286 du CGI, le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données peut être justifié :
- soit par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du code de la consommation (type LNE, AFNOR…) ;
- soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration. On parle d’auto-attestation.
La norme NF525 (la plus commune) est une certification créée par l’AFNOR. Elle prouve qu’un logiciel de caisse répond au cahier des charges et aux normes 2018. Ainsi, un logiciel de caisse enregistreuse certifiée NF525 n’est ni plus ni moins qu’un système de caisse qui respecte la loi. Ce respect est ici validé par un organisme extérieur (AFNOR).
Comment prouver la conformité de sa caisse enregistreuse ?
Votre éditeur / fournisseur de logiciel de caisse enregistreuse doit vous fournir une attestation individuelle de conformité. Elle peut être soit sur papier, soit par mail. Ce document engage sa responsabilité et doit contenir les informations suivantes :
- nom et référence du logiciel ;
- date d’acquisition du logiciel par le client ;
- mentions de respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.
Quels sont les risques en cas de non-respect ?
En cas de contrôle, le commerçant a 60 jours pour fournir une attestation obligatoire qui justifie de la conformité de son logiciel de caisse. S’il ne la fournit pas (ou n’est pas en mesure de la fournir), il risque une amende de 7 500€.
FAQ
Prendre une caisse enregistreuse est-il obligatoire ?
Non, comme expliqué plus haut, ce qui est obligatoire c’est de prendre une caisse qui respecte certaines obligations. La caisse en soi n’est pas obligatoire, même si dans les faits il est difficile de s’en passer.
Quelle norme choisir ?
LNE ou NF525 sont les plus connues, mais vous pouvez aussi opter pour n’importe quel logiciel qui respecte les obligations (il devra vous fournir une auto-attestation si vous en faites la demande).
Comment encaisser sans caisse enregistreuse ?
Si vous n’utilisez pas de caisse enregistreuse, vous pouvez fournir des tickets rédigés à la main ou sur un carnet à souches. Vous devez impérativement conserver une copie de chaque ticket.
